Apprendre à déléguer correctement

Posté le 06/01/2017

Déléguer est une des tâches nécessaires pour l’entrepreneur. Essayer de tout faire seul est impossible, il faut apprendre à faire confiance et donc déléguer certaines tâches pour votre bien et pour le bien de votre entreprise

Trop d’entrepreneurs commettent l’erreur de croire que déléguer est une mauvaise chose, en réalité déléguer s’avère parfois vital pour une entreprise en croissance. Voici les clés pour déléguer correctement.

Vouloir tout faire seul est une erreur que beaucoup de jeunes entrepreneurs font. Cette erreur est souvent due à un égo trop grand, une mauvaise communication ou alors une incapacité à faire confiance à quelqu’un. Afin de faire grandir son entreprise, il faut d’abord agrandir son équipe. Au final, la délégation s’applique avant tout avec de l’autorité et pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, c'est un concept effrayant parce que vous ne savez pas ce qui va se passer quand vous donnez le contrôle d’une tâche à quelqu’un d’autre. Les patrons se cachent alors derrières des excuses telles que :

  • C’est plus rapide si je le fais moi-même 
  • Personne ne peut faire mieux que moi cette tâche
  • Je ne sais pas quoi déléguer 
  • Je ne peux pas me permettre d’engager quelqu’un 
  • Je suis trop exigeant quand il s’agit du travail des autres
  • Si je commence à abandonner le contrôle sur certaines choses tout va petit à petit couler

Mais la bonne nouvelle est que, la délégation n'a pas à être effrayante, vous avez plus de contrôle que vous le pensez. Parce que quand vous avez clairement défini ce qui doit être fait et ce que le résultat devrait être, il est difficile pour un assistant qualifié, employé ou d'un assistant virtuel d’échouer. La clé de la délégation est d'établir en quoi consistent les tâches, comment doivent-elles être complétées et à quoi ressemble le résultat final avant d'affecter la tâche à quelqu'un.
Maintenant, plus d'excuses. Voici cinq étapes pour savoir comment déléguer correctement.

Déterminez les tâches que vous devez garder et celles que vous devez donner.

Tout d'abord, pensez à vos points forts. Quelles sont les tâches qui contribuent directement à votre entreprise et qui font son succès? Ce sont les choses que vous devriez continuer à faire. Les tâches qui sont en dehors de votre expertise ou celles qui pourraient facilement être réalisées par d'autres sont les premières choses à déléguer ou à donner.
Faites une liste de tout ce que vous faites sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Ensuite, observez la liste et déterminez ce qui est essentiel pour vous de continuer à faire et ce qui peut être donné.

Créez un plan

Pensez à ce que vous devez accomplir et comment vous voulez que la tâche soit réalisée.

Pour que votre délégation soit efficace, vous devez être en mesure de dire à quelqu'un exactement ce que vous voulez lui faire faire. Peut-être que "personne ne le fait mieux que vous" parce que personne ne comprend vraiment ce que vous voulez faire.

Créez alors vos processus. Déterminez quel sera le résultat final et créez des étapes détaillées et spécifiques pour y arriver. Une fois que vous avez embauché quelqu'un pour vous aider, donnez la liste de ces mesures, ainsi que tous les fichiers applicables et les formulaires nécessaires à la personne que vous avez embauchée.

Embauchez la bonne personne

La clé pour trouver la bonne personne est de déterminer quelles compétences définissent votre poste. Que voulez-vous vraiment que quelqu'un fasse pour vous? Est-ce que j’ai besoin de quelqu’un d’axé sur le marketing ou les droits de vente? Vous cherchez un analyste? Une fois que vous savez quelles sont les compétences dont vous avez besoin, recherchez une personne qui possède les compétences correspondantes. N’embauchez pas la première personne qui se trouve être disponible.

Regardez les tâches en cours d'exécution et analysez l’ensemble des compétences nécessaires. Durant l’entretien d’embauche, posez des questions ouvertes qui vous permettent de découvrir si cette personne possède l'expertise que vous cherchez. N'oubliez pas de demander aux gens que vous connaissez s’ils pourraient vous recommander des candidats potentiels.

Responsabilisez vos employés

Une des étapes les plus importantes de la délégation est de planifier à l'avance en déterminant quels sont les résultats finaux. Puis communiquez ces attentes. Et n'oubliez pas, toutes les attentes doivent être raisonnables, clairs et mesurables. Par exemple, vous pouvez exiger que quelqu'un «remplir un minimum de 30 ventes par semaine» plutôt que simplement dire « vendre le plus possible ».

Responsabilisez vos employés et expliquez-leur les conséquences pour l’entreprise si les résultats ne sont pas respectés. Parce que si les quotas, les objectifs ou les résultats ne sont pas atteints, c'est vous et votre entreprise qui vont en faire les frais.

Créez des objectifs spécifiques, des quotas ou des résultats qui doivent être accomplis par vos employés. Communiquez efficacement vos attentes et expliquez les conséquences si les résultats escomptés ne sont pas atteints.

Vérifiez de temps en temps.

N’oubliez pas que nous sommes humains, nous commettons des erreurs, nous omettons accidentellement des choses et nous pouvons avoir des pertes d’énergie.

Au lieu de les laisser seuls une fois que vous avez assigné un certain travail, établissez des horaires spécifiques et vérifiez avec eux pour voir comment ils se portent. Vous pouvez définir une heure de rendez-vous régulière, comme les mardis à 14 heures pour un récapitulatif hebdomadaire ou vous pourriez dire: «Une fois que vous avez appelé les 50 clients, venez me voir afin que nous puissions discuter et faire un bilan."
Établissez un calendrier pour faire le bilan sur certaines choses.